Hantering av larmade frysar sköts av Landstingsservice vid Akademiska Sjukhuset.

Innan en frys tas i drift startar Landstingsservice upp frysen och kontrollerar att dess larmfunktion fungerar genom att bryta larmkretsen. Uppstarten av frysarna protokollförs ej, men den årliga kontrollen av larmfunktionen dokumenteras. Det finns alltid en driftassistent på plats och två jourer som har beredskap. Om ett larm når driftcentralen vidtas åtgäder efter en timme. Detta beroende på att det i de flesta fall sker pågående arbete med prover i frysen. Efter en timme tillkallas personal till den larmande frysen för felsökning.

Om åtgärder behöver vidtas, exempelvis om provernas säkerhet äventyras (tex vid ett fryshaveri) så ombesörjer Landstingsservice flytten av prover till en fungerande frys. Frysägaren debiteras i detta fall enligt Landstingsservice gällande prislista.

Om en frys går sönder och inte kan uppfylla kraven på förvaring flyttar Landstingsservice över proverna till en annan (kyld) frys. Ofta finns en lågtemperturfrys som tillfällig förvaring och i nödfall flyttas proverna (efter kontakt med kontaktperson för provsamlingen) till en tillfällig förvaring i -20 C. Detta är förekommer dock sällan.